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Returning Candidate?

Office Manager - Alexa Data Services / Osaka Office

Office Manager - Alexa Data Services / Osaka Office

Job ID 
614788
勤務地 
JP-27-Osaka
掲載日 
2018-01-25
Company 
Amazon Japan G.K.
Recruiting Team 
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Job Description

ADSオフィスマネージャは、Amazonの一サイトおよび/または一リージョンのADS組織のアドミン業務を管理・調整する責任を負います。これらのアドミン業務には、コーポレート・セキュリティ(キーカード、バッジ)、購買およびオフィスサービス、出張、業務の続行およびERP、施設管理リクエスト(TT)の調整といった標準的なサポートが含まれます。オフィスマネージャは、これらのADSの施設のファンクションに付随するAmazonおよびADS部内のポリシーを擁護し、またこれらを強化します。


職務および責任:
  • スケジュール管理、郵便物ならびに電話対応、電話会議の設定、定期的な報告および分析準備のサポート、内部会議リクエストの対応ならびに会議のアジェンダ準備等の日々の業務において、シニア・マネジメントを円滑な事務サポートおよび補助
  • 内部および外部の会議・イベントの設定および調整、国内外の訪問者のサポート
  • 組織図の管理/作成、チームのイントラネット/ウェブサイトの維持管理、ならびにリサーチ等の小規模のプロジェクトの対応
  • プレゼンテーション、エクセルシートおよび図表の準備ならびに確認
  • ガイドラインの有無にかかわらず、流暢な英語での文書およびEメールに自主的に対応
  • トレード・フェアー訪問手配を含む旅行手配に関する対応全般
  • オフィス維持管理に関する外部業者対応、コスト削減
  • 従業員満足度につながるオフィス環境改善(5S、オフィス備品)
  • 旅費報告のチェックと作成ならびに経理との整合性を図る
  • インボイス処理(ORACLEの知識があれば尚可)
  • 国外サイトのOffice Managerとの調整、東京本社、国内他サイトとFacilityチームとの調整

Basic Qualifications

  • 少なくとも3年以上のアシスタント経験
  • マルチタスクに対応でき、多岐にわたる膨大な仕事を管理し、細部に配慮して仕事をすすめ、そしてAmazonでともに成長することを希望し適応できる方が理想
  • 機密情報の取り扱いに関する高いレベルの誠実さと分別
  • きめ細かい計画立案および物事をまとめるスキル
  • 筆記および口頭による優れたコミュニケーション・スキル(英語)
  • Microsoft Office(高いExcelスキル)およびOutlookツールを熟知
  • チーム志向を持ち、オープンコミュニケーションで率直である

Preferred Qualifications

  • Oracle等でのインボイス処理経験
  • Coupaを使用しての購入プロセスに精通
  • Concurを使用して請求処理経験
  • 最新のベンダーのテクノロジーに対する理解を伴う、十分なPCスキル。
  • 組織的なプロジェクトマネージメントスキルが優れている。
  • 一定の大学卒業資格および/またはそれに同等する企業サービスに関わる業務経験。